资源是图书馆重要的物质基础,特色资源建设离不开珍贵资料的支撑,根据《高等学校图书馆管理规程》有关规定,结合学院实际,特制定本办法。
一、征集范围
本制度所指的珍贵资料包括以下几种:
1.按年度征集的我院教职工公开出版的教材、论著、作品等教学教研成果。
2.我院各个历史时期各行各业知名人士、校友(具有重要影响和名望的企业家、实业家;有较深造诣、突出成就的专家、学者、文学家、艺术家、教育家等),在工作中形成的具有历史意义和社会保存价值的著作、研究成果、作品等。
3.建院前七所学校图书馆藏各个历史时期(清、民国、建国以前、文革等)图书文献资料。
4.宝鸡区域的方志、专志,以及各县区的文史资料等。
二、征集方式
珍贵资料征集的方式主要有接受捐赠、接受移交、接受寄存、征购、复制原件等;征集对象为全院教职工(含离退休)及社会各界。
1.对学院具有重要保存价值、非国家所有的珍贵资料,鼓励所有人主动捐赠。
2.学院教职工保存的各类珍贵档案资料属于学院所有的,须按规定移交。
3.对于确实具有较大保存价值但属个人所有的珍贵资料,所有者愿意出售的,视具体资料的价值,经双方协商定价,进行有偿征购。
4.对比较珍贵的资料,所有者不愿捐赠、出售的,但愿意寄存的,可采取接受寄存的方式进行征集。
5.对特别珍贵的档案资料孤本,所有者不愿捐赠、出售、寄存的,可采取对原件仿真复制的方式进行征集。
6.移交、捐赠、征购的档案资料,其所有权归学院图书馆;寄存的档案资料,其所有权归寄存者。
三、征集程序
1.征集珍贵资料应遵循集中和常态相结合的原则,把常态化征集纳入图书馆日常工作之中。根据工作需要,可以开展集中征集。
2.借助媒体、网络和其他方式,搜集征集线索,与征集对象建立联系并跟踪关注,向征集对象详细说明各项规定和其享有的权利,做到依法依规征集。
3.为确保征集到的资料年代、数量以及其原始性、特殊性、完整性、真实性,综合分析资料的史料价值和收藏价值,必要时建立专家评审机制,严格馆藏准入制度。
4.征集交接时,应有2名以上专业人员共同进行。在办理交接手续时,要记录资料的数量和内容,开具目录清单交对方签收。签订协议时,须规定双方的权利和义务,对资料的所有权和处置权做出明确认定。寄存资料还应明确寄存期限及寄存期满后的处置方法。
5.接受捐赠后,学院应向捐赠人颁发捐赠(收藏)证书。同时根据捐赠资料的价值和数量对捐赠人给予物质奖励。
四、整理与管理
1.征集到的珍贵资料,首先要通过整理,编制目录,确定资料的内容与数量,并记录整理情况。必要时可请被征集人提供相关的背景材料或书面说明,注明资料形成的时间、地点、人物、事由、责任者等相关内容。资料目录形成后,要反复核查,整理者签字、主管馆长审核后,目录分别存在馆内采编科和学院档案室。
2.根据资料的价值,进行分类保管,归入相应的资料或书柜内,并在目录中加以标注;珍贵资料设专门的特藏库房,库房配置防盗门、视频监控、自动报警和灭火装置。
3.珍贵资料作为特色馆藏的重要资源,为保证其安全性,凡纳入珍贵资料范畴的,一律不外借。如确有特殊使用者,需征得馆长同意,报主管院长审批,确定使用时效,缴纳一定押金,方可借出。